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バーチャルギャラリーの作り方：【保存版】展示会の事務局作業を「半分」にする。

2025.12.30

24時間前でも余裕を生むための「裏ワザ・チェックリスト」全公開

展示会の華やかな幕開け。その裏側で、事務局の面々が「白鳥の水掻き」のように必死で足を動かしていることを、来場者は誰も知りません。

数ヶ月前から準備してきたのに、なぜか開催直前に限って起きる「予想外の事件」。

今回は、多くのイベント運営者が一度は経験する「悪夢のシナリオ」を、日立グループ様やNFD様（日本フラワーデザイナー協会）など、多くの組織をサポートしてきた私たちが培った**「事務局をラクにする裏ワザ」**とともに紐解きます。

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展示会の舞台裏は、いつも「事件」で溢れている。

1. 「キャプション地獄」からの脱出

300人の出展者から届く、作品タイトルと作者名。一文字でも間違えれば、作者にとっては一生の不覚、事務局にとっては謝罪行脚の始まりです。

これまでの事務局員は、Excelのリストを凝視しながら、キャプションボードを一枚ずつ壁に貼り、パンフレットの校正を深夜まで見直していました。

ところが、スマートな事務局は少し違います。

「3D空間で作品を並べる」という作業の中に、すでに正しいデータが紐付いているからです。「確認作業」という名の苦行が、「空間づくり」というクリエイティブに変わる瞬間です。

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2. 「目録作り」という名のラスボス

展示配置が終わった瞬間に襲いかかるのが「目録（カタログ）作り」です。「どの壁に、誰の作品を並べたか」を再びExcelに打ち込み、印刷所に走る。

この二度手間こそが、イベント運営における最大の「無駄」でした。

これを解決するのが「魔法のボタン」です。配置が終わったら、ボタンをポチッと押すだけ。

3D空間の情報がそのままレイアウトされたPDF目録として吐き出されます。「展示が終われば、カタログも終わっている」という、かつての運営者が夢見た世界が、今ここにあります。

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【全公開】事務局の余裕を生み出す「裏ワザ・チェックリスト」

私たちはシステムを売りたいだけではありません。日本の素晴らしい文化を支える事務局の皆様が、深夜作業に追われるのではなく、もっと情熱を注げるようになってほしい。その願いから、現場で即効性のあるチェックリストを公開します。

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■ フェーズ1：出展者データ管理の裏ワザ

  • [ ] 「名入れ」の自動化： 作品名や作者名を3D空間へのアップロード時に紐付けていますか？
    （これで「コピペ」という作業が消滅します）
  • [ ] 「下書きプレビュー」の活用： 出展者本人に、デジタル空間上で最終確認をしてもらっていますか？
    （印刷後の「字が違います！」という悲劇をゼロにします）

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■ フェーズ2：会場設営・レイアウトの裏ワザ

  • [ ] 「現物合わせ」からの卒業： 当日に会場で悩むのをやめ、事前に3D空間でシミュレーションを済ませていますか？
    （当日は図面通りに置くだけの単純作業になります）
  • [ ] パネルの「一括生成」： 展示順に沿ったキャプション情報を一括で書き出す準備はできていますか？

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■ フェーズ3：アーカイブ・リスク管理の裏ワザ

  • [ ] 「データの資産化」： 撤収後に「あの素晴らしい配置を忘れた」とならないよう、会場全体をデータ保存していますか？
  • [ ] 「プランB」の用意： 万が一の天災時、即座に「オンライン展示に切り替えます」と宣言できる準備がありますか？

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テクノロジーは「楽をするため」ではなく「楽しむため」にある

かつて、展示会の裏側は「根性と気合」の場所でした。でも、もうその時代は終わりにしていいはずです。

日立グループ様では「社内コミュニケーションの活性化」に。 日本フラワーデザイナー協会様では「全国規模のアーカイブ構築」に。

私たちが提供したいのは、単なるシステムではありません。「あんなに大変だった展示準備が、今年はちょっと楽しかったね」と、事務局の皆様が笑顔で言い合える「余裕」です。

もし、今年の展示会で「もっと楽に、もっと面白くしたい」と密かに企んでいる方がいたら、その企みを私たちが形にします。

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【チーム共有用・PDF版のダウンロード】 

このチェックリストを印刷して会議で使いたい、手元に残しておきたいという方は、こちらからPDF版をダウンロードいただけます。

 [ チェックリスト（PDF版）をダウンロードする ]

【個別相談はこちら】 

「うちの展示会だと、どこまで自動化できる？」といった具体的なご相談も、日立様やNFD様の導入実績を持つ専門スタッフが丁寧にお答えします。

 [ 無料相談・お問い合わせフォームへ ]

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